Por qué una agenda médica online

En clínicas con múltiples profesionales, la agenda define el ritmo de trabajo y la facturación. Una agenda médica online bien configurada permite:

• Disponibilidades por profesional y especialidad (evita superposiciones y “agujeros”).
• Turnos autoasignables desde web/WhatsApp con confirmación en segundos.
• Recordatorios automáticos que reducen inasistencias y reubican huecos.
• Pagos integrados (seña/adelanto) para disminuir no-shows.
• Métricas en tiempo real para decidir con datos, no con intuición.

Si aún no definió su stack, vea la Guía definitiva de sistema para clínicas y la Calculadora de impacto del ausentismo.

Arquitectura de turnos para equipos de +3 profesionales

1. Calendarios por profesional (agenda “propietaria”) y vistas por especialidad (agenda compartida).
2. Bloques y tipos de turno: consulta breve, control, estudio/diagnóstico, primera vez, procedimientos (duraciones distintas).
3. Reglas de solapamiento: quién puede abrir huecos, sobreagendar y cuándo.
4. Buffers (5–10 min) entre turnos para evitar demoras en cadena.
5. Estados del turno: reservado, confirmado, en espera de seña, reprogramado, ausente, atendido, facturado.

Reglas operativas que evitan el caos

• Franjas Premium (18–21 h) reservadas a pacientes confirmados o con seña.
• Lista de espera automática por WhatsApp/Email cuando se libera un turno.
• Unificación de canales: web, WhatsApp y teléfono alimentan una sola agenda.
• Reglas por obra social/prepaga: duración y requisitos por plan.
• Roles claros: recepción agenda, coordinación reubica, dirección monitorea KPIs.

Recordatorios automáticos y confirmaciones

Flujo recomendado (hemos visto reducciones de hasta 70% con textos y timing correctos):

• D-2 (48 h): recordatorio + botones “Confirmar/Cancelar/Reprogramar”.
• D-1 (24 h): segundo aviso a no confirmados, mostrando la política de seña.
• Día del turno: aviso 3 h antes con ubicación y requisitos.
• Post atención: encuesta breve + re-agenda de control.

Más detalles en Cómo reducir inasistencias con recordatorios automatizados.

Pagos integrados y política de ausentismo

1. Seña/adelanto (QR, link o POS) del 20–30% en franjas Premium o primeras consultas.
2. Política clara: cancelaciones con >24 h → seña a favor; <24 h → se imputa.

Integre cobros al flujo de reserva: menos fricción para el paciente y menos huecos para la clínica.

KPIs que debe mirar cada semana

• Ocupación por profesional (% bloques ocupados vs disponibles).
• No-show (ausentes/turnos) y reprogramaciones.
• Anticipación promedio de reserva y lead time por especialidad.
• Ingresos por franja horaria (detecta “franjas de oro”).
• Origen del turno (web, WhatsApp, teléfono) para asignar presupuesto de marketing.

Checklist de implementación en 5 días

• Día 1: relevamiento de profesionales, especialidades, duraciones, obras sociales/prepagas y políticas.
• Día 2: armado de calendarios, tipos de turno, buffers y vistas por especialidad.
• Día 3: flujos de recordatorios (WhatsApp/Email) y textos aprobados por dirección médica.
• Día 4: integración de pagos (links/QR), pruebas end-to-end y checklist de recepción.
• Día 5: tableros de KPIs, capacitación del equipo y salida controlada.

Preguntas frecuentes

¿Cómo organizar la agenda cuando varios profesionales comparten consultorio?

Use vistas por consultorio y buffers entre turnos. La sobreagenda queda solo para coordinación.

¿Se puede confirmar por WhatsApp sin exponer el número del profesional?

Sí. La mensajería se opera desde líneas de la clínica (WhatsApp Business) y notifica al profesional por su app o email.

¿Cómo manejar primeras consultas vs. controles?

Defina tipos de turno con duraciones distintas y cupos para primeras consultas en franjas de mayor conversión.

¿Qué pasa con obras sociales/prepagas?

Asigne reglas por plan (duración, documentación, co-pago). El sistema valida requisitos antes de confirmar.

¿Cómo medir y mejorar el no-show?

Implemente recordatorios D-2/D-1 y seña en franjas Premium. Revise semanalmente no-show por profesional y ajuste textos/políticas.